Business process outsourcing

W Segmencie Business process outsourcing, główne usługi to rejestrowanie, porządkowanie i procesowanie dokumentów. Efektem są dane dostępne w systemach klientów, skany dokumentów, kopie maili oraz nagrania rozmów w elektronicznym archiwum a także przechowywanie oryginałów dokumentów.

Centralne archiwum papierowe, zlokalizowane w Chorzowie, jest zarządzane w oparciu o własny,
autorski system INDO i jest jednym z najnowocześniejszych w Polsce. Drugim obszarem działalności w tym Segmencie są usługi obejmujące obsługę wszystkich kanałów kontaktu z klientem końcowym. Usługi te świadczone są przez Spółkę Voice Contact Center Sp. z o. o.

Usługi świadczone przez Segment Business process outsourcing obejmują między innymi:

1. Archiwizację tradycyjną, skanowanie, digitalizację oraz archiwizację elektroniczną, które
polegają na szybkim przetwarzaniu dokumentów papierowych na elektroniczne w oparciu o
własne rozwiązania informatyczne ArchiDoc S.A. Zapewniają one ograniczenie ryzyka utraty
ważnych danych, gwarantując sprawny dostęp zarówno do oryginałów, cyfrowych kopii jak i
danych w nich zawartych.

2. Elektroniczny obieg dokumentów to usługa mająca na celu automatyzację, optymalizację i
usprawnienie procesów obsługi dokumentów a także uporządkowanie procedur i zapewnienie
kontroli obiegu dokumentów. Usługa obejmuje analizę potrzeb klienta, budowanie
dedykowanych rozwiązań, ich wdrożenie oraz świadczenie usług serwisowych. W ramach
projektów wykonywane są takie zadania jak digitalizacja dokumentów wpływających do
kancelarii czy realizacja procesów związanych ze ścieżką akceptacyjną. Elektroniczny obieg
dokumentów najczęściej wdrażany jest w procesach związanych z przepływem zleceń,
reklamacji i faktur, które wymagają terminowego rozpatrzenia.

3. Obsługę procesów biznesowych. Oferta tych usług jest spersonalizowana pod potrzeby
konkretnych branż w tym: banków i ubezpieczycieli, firm telekomunikacyjnych, firm
energetycznych i świadczących usługi dla ludności, administracji publicznej oraz dużych
przedsiębiorstw funkcjonujących w modelu b2c. W ramach usługi klient może powierzyć
wykonawcy całość procesów back‐office, które są realizowane w lokalizacji wskazanej przez
klienta lub własnej na własnym systemie informatycznym INDO oraz własnej infrastrukturze.
Projekty realizowane w ramach obsługi procesów biznesowych to między innymi:
– dla firm ubezpieczeniowych ‐ wsparcie rejestracji szkód w tym rejestracja zdarzeń i pomoc
w nagłych wypadkach, prowadzenie infolinii, obsługa dokumentacji i prowadzenie
kancelarii;
– dla instytucji finansowych i firm z sektora publicznego – digitalizacja, prowadzenie
kancelarii, archiwizacja, tworzenie i zarządzanie archiwami cyfrowymi.

Usługi Business process outsourcing realizowane są w nowoczesnych centrach
operacyjnych zlokalizowanych w Chorzowie i w Warszawie lub w lokalizacjach wskazanych przez
klientów, albo w modelu mieszanym. Dane są gromadzone w dwóch wzajemnie niezależnych data
center zarządzanych przez Spółkę Archidoc S.A. Wartością dodaną jest oferowanie klientom
realizacji projektów z wykorzystaniem unikalnego know – how i autorskich rozwiązań IT. System
może być zintegrowany z platformą INDO co upraszcza procesy back‐office. Usługi świadczone są
z zachowaniem restrykcyjnych norm bezpieczeństwa co gwarantuje najwyższą ochronę
dokumentów i danych.

4. Usługi z zakresu obsługi klienta. Usługi realizowane są przez Spółkę Voice Contact Center Sp. z
o.o. i obejmują obsługę połączeń telefonicznych sms, e‐maile, chaty, social media, ale także
korespondencję tradycyjną i kontakt osobisty. Działania te mają na celu między innymi
utrzymanie i lojalizację klientów, pozyskiwanie klientów, dosprzedaż usług i produktów. Innym
obszarem działalności jest realizacja badań satysfakcji klienta, rynku i opinii oraz jakości obsługi
klienta w oparciu o własne studio badawcze oraz zespół specjalnie wyselekcjonowanych i
przeszkolonych ankieterów. Główne usługi oferowane klientom to: prowadzenie biur obsługi
klienta, infolinie, kampanie wizerunkowe i obsługa nadwyżek ruchu telefonicznego.
Projekty realizowane w ramach obsługi klienta to między innymi:
– dla firm medycznych – umawianie wizyt, pomoc przy wyborze lekarza, dosprzedaż usług
komercyjnych, wsparcie diagnostyki zdalnej;
– dla firm handlowych i dystrybucyjnych – badania telefoniczne, usługi wspierające sprzedaż
jak infolinia produktowa i usługowa, realizacja sprzedaży, lojalizacja klientów, generowanie
leadów, przyjmowanie i rejestracja umów z różnych kanałów sprzedaży, wprowadzanie
danych, obsługa zwrotów formalno‐prawnych, weryfikacja i walidacja umów, obsługa
korespondencji i inne.

Usługi świadczone są w nowoczesnych centrach operacyjnych w Warszawie, Łodzi i Lublinie,
które dysponują ponad 600 profesjonalnymi stanowiskami contact center.