5 wskazówek: Jak wybrać odpowiedni system workflow?

Elektroniczny obieg dokumentów znajduje zastosowanie w wielu różnych obszarach działania firmy. Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania, aby optymalnie wykorzystać jego funkcjonalności?

Dopasowanie do potrzeb

Na rynku jest dostępnych bardzo wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów, także w wersji pudełkowej. Jednak nie każde rozwiązanie sprawdzi się w przypadku każdej firmy. Przy wyborze systemu warto pamiętać, że to oprogramowanie powinno dać się dostosować do potrzeb organizacji, nie odwrotnie.

Szczególnie w większych firmach niektóre procesy są na tyle skomplikowane i rozbudowane, że gotowe rozwiązania workflow nie zawsze będą w stanie sprostać oczekiwaniom biznesu. Doskonałym przykładem jest obieg faktury kosztowej, który może składać się z wielu etapów i wymagać zaangażowania pracowników z różnych szczebli struktury organizacyjnej. W takich przypadkach kluczowe jest dokładne odwzorowanie procesu w systemie.

Co prawda niektóre gotowe rozwiązania posiadają bardzo rozbudowane funkcjonalności, jednak mimo to nie zawsze będą to funkcje, które są potrzebne w przypadku danej firmy.

Możliwość rozwoju

Każda organizacja się zmienia, rozwija, dostosowuje do ewoluującego otoczenia biznesowego. System elektronicznego obiegu dokumentu powinien podążać w tym procesie równolegle z firmą i umożliwiać elastyczną modyfikację funkcjonalności i zastosowań, zgodnie z aktualnymi potrzebami. To co sprawdza się w organizacji dzisiaj, za 2 lata może wymagać dużej zmiany.

Firma, która wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów w obszarze HR, np. do obiegu wniosków urlopowych lub innych dokumentów kadrowych, z czasem może odczuć potrzebę zastosowania takiego rozwiązania także w innych działach. Dobrze dobrany system powinien umożliwiać bezproblemowe wprowadzenie takiej zmiany.

Krótki czas wdrożenia

Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zapada najczęściej wtedy, kiedy biznes odczuwa już bardzo dużą potrzebę usprawnienia obiegu informacji. Tym samym firma oczekuje jak najszybszego uruchomienia rozwiązania.

Czas wdrożenia rozbudowanych i szytych na miarę systemów może być bardzo rozciągnięty w czasie. Na rynku są jednak dostępne rozwiązania, które bazują na metodologii RAD (Rapid Application Development), umożliwiającej znaczne skrócenie zarówno procesu implementacji aplikacji, jak i jej późniejszej modyfikacji. Pozwala to dostosowywać oprogramowanie do potrzeb firmy i wprowadzać zmiany także bez konieczności uruchamiania prac programistycznych i angażowania działu IT. W takim modelu część modyfikacji może wykonać samodzielnie użytkownik systemu, np. dodanie nowej kategorii dokumentu lub dodatkowego kroku w procesie. Niektóre zmiany nie wymagają prowadzenia testów i są widoczne w systemie od razu.

Łatwa integracja z innymi systemami

Większość firm wdrażających workflow wykorzystuje co najmniej kilka różnych systemów informatycznych: ERP, CRM, oprogramowanie finansowo – księgowe czy wspierające procesy HR. Integracja, pozwalająca na wymianę danych pomiędzy aplikacjami, to jedna z podstawowych funkcji rozwiązań z obszaru elektronicznego obiegu dokumentów. Nie zawsze jednak taka integracja jest łatwa do zrealizowania i uwzględnia specyficzne uwarunkowania organizacji. Taki problem może wystąpić np. w przypadku grup kapitałowych, które chcą korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów z poziomu jednej, centralnej platformy.

Podczas wdrażania workflow warto zwrócić uwagę na elastyczność i łatwość procesu integracji. Istotna dla firmy może być możliwość dokonania zmian w krótkim czasie.

Koszt to nie tylko zakup licencji

Sam zakup oprogramowania to nie cała inwestycja potrzebna do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Już przy wyborze rozwiązania warto uwzględnić także koszt wdrożenia i późniejszych modyfikacji systemu. W przypadku skomplikowanych procesów lub dużej częstotliwości wprowadzania zmian może okazać się, że obsługa oprogramowania będzie dużo kosztowniejsza niż jego zakup.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów producenci systemów oferują funkcjonalności ułatwiające ich implementację i bieżącą obsługę. Na rynku są dostępne rozwiązania zawierające np.  graficzne kreatory procesów biznesowych, co umożliwia ich odwzorowanie w aplikacji bez konieczności kodowania. W długim okresie czasu koszt takiego systemu może okazać się dużo niższy niż aplikacji, w której każda czynność wymaga angażowania programistów.

Adam Kubat, head of IT systems ArchiDoc, Grupa OEX