Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Nowoczesne rozwiązania z obszaru digitalizacji i automatyzacji procesów back-office umożliwiają nie tylko optymalizację kosztów, ale także wspierają firmy na drodze cyfrowej transformacji.

Według badania ArchiDoc i Instytutu Outsourcingu[1] z systemu workflow korzysta 62 proc. średnich i dużych firm w Polsce. Elektroniczny obieg dokumentów najczęściej jest wdrażany w działach finansowych, HR i kancelarii. Znajduje zastosowanie także w obszarze obsługi klienta i IT.

Zmiana dokumentów papierowych na elektroniczne i automatyzacja ich obiegu to jeden z istotnych elementów podnoszenia efektywności funkcjonowania organizacji. Usprawnienie procesów biznesowych przekłada się na jakość obsługi klientów końcowych i relacje z kontrahentami  – mówi Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc z Grupy OEX.

Wdrożenie systemu workflow pozwala uporządkować procesy biznesowe i zorganizować je w oparciu o zdefiniowane ścieżki obiegu danego typu spraw. Ułatwia precyzyjne monitorowanie każdego etapu działań i raportowanie tych przeterminowanych. Dzięki temu organizacja może zdiagnozować miejsca wymagające wprowadzenia działań naprawczych. Szybszy dostęp do danych dla wielu osób jednocześnie usprawnia podejmowanie ważnych decyzji biznesowych. Według danych firmy WEBCON oszczędność czasu po wdrożeniu systemu workflow sięga 60 – 85 proc.[2], w zależności od rodzaju obiegu. Przekłada się to na wymierne korzyści finansowe dla organizacji.

Od czego zacząć?

Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów powinna być poprzedzona analizą procesów biznesowych organizacji. Pozwoli ona zbadać sposób i czas realizacji poszczególnych działań oraz zaplanować sposób ich optymalizacji.

Istotne jest również zaangażowanie w proces pracowników firmy. Zrozumienie celu wdrożenia rozwiązania i współpraca przy realizacji projektu pozwoli zmaksymalizować korzyści – dodaje Konrad Rochalski.

Wybierając system warto wziąć pod uwagę nie tylko obecne wymagania biznesowe, ale także uwzględnić przyszły rozwój organizacji. Rozwiązanie powinno zapewniać szerokie spektrum funkcjonalności przy zachowaniu prostoty i szybkości działania. Wybór może dotyczyć także kwestii związanych ze sposobem implementacji – w chmurze lub w infrastrukturze organizacji. Ważna jest również decyzja o wyborze partnera, który wesprze firmę we wdrożeniu rozwiązania. Warto przy tym uwzględnić długofalową współpracę, umożliwiającą wprowadzanie zmian będących efektem rozwoju organizacji. Wówczas firma będzie w stanie skuteczniej podążać w kierunku cyfrowej transformacji biznesu.

[1] Badanie „Biuro bez papieru, wrzesień 2017 r.

[2] Źródło: https://www.webcon.pl/webcon-bps-zwrot-z-inwestycji