Dwa nowe centra operacyjne ArchiDoc

ArchiDoc uruchamia centralny magazyn archiwizacyjny pod Warszawą oraz centrum operacyjne w Łodzi. Razem z ośrodkiem operacyjnym w Warszawie nowe placówki będą stanowić zespół obsługujący zamówienia z centralnej Polski.

Digitalizacja polskiej gospodarki powoli, ale jednak nabiera tempa. Kolejne firmy i instytucje przekazują obsługę dokumentów wyspecjalizowanym podmiotom, takim jak ArchiDoc. To dla nich wygodne oraz tańsze – w biurach jest coraz mniej dokumentów papierowych, a pracownicy wykorzystują ich wersje elektroniczne. Bez ryzyka zagubienia, zniszczenia oraz czekania – dokumenty są dostępne po jednym kliknięciu.

Ten trend sprawia, że ArchiDoc – jedna z największych polskich firm oferujących usługi biznesowe z obszaru zarządzania dokumentami i obsługi procesów back-office – dynamicznie rośnie. By obsłużyć coraz większą skalę zamówień, właśnie otwiera dwa nowe ośrodki.

Pierwszy z nich to centrum operacyjne w Łodzi, które docelowo będzie zatrudniać ponad 200 osób. W dużej mierze jednak pracę będę wykonywać maszyny. Chodzi przede wszystkim o automatyczne skanery i boty, które dzięki technologii rozpoznawania druku OCR, same znajdują potrzebne informacje w treści i wypełnią metryczki związane z opisem dokumentów.

Drugie to centralny magazyn archiwizacyjny położony w Sokołowie pod Warszawą. Choć w nim również będą przetwarzane dokumenty, to przede wszystkim ma służyć do ich składowania. Archiwum w Sokołowie ma powierzchnię blisko 10 tysięcy metrów kwadratowych.

W sumie ArchiDoc dysponuje 5 centralnymi hubami dokumentowymi, które przetwarzają dane na masową skalę, 4 magazynami archiwizacyjnymi, gromadzącymi pudła z dokumentami, oraz ponad 50 lokalnymi kancelariami zlokalizowanymi na terenie całego kraju.

– Otwarcie nowych centrów operacyjnych i magazynu archiwizacyjnego wynika z dynamicznego wzrostu, jaki spółka odnotowała w zeszłym roku oraz w I kwartale 2019 r. Już teraz mamy umowy, które pozwolą wypełnić w znaczącej większości przestrzeń do składowania dokumentów – mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc, spółki wchodzącej w skład Grupy OEX.

Nowy magazyn położony jest w parku logistycznym Sokołów Janki, zaledwie 10 minut jazdy samochodem od warszawskiego centrum operacyjnego spółki. Ośrodek w Łodzi to ledwie godzina jazdy od centrali. Wybór obu lokalizacji był decyzją strategiczną – razem ze stołeczną siedzibą będą stanowić zespół, który pozwoli na prowadzenie operacji w centralnej Polsce.

– Dzięki temu ośrodki będą się uzupełniać. Liczymy na efekt synergii, przez co zwiększy się ich efektywność. To także ukłon w stronę naszych klientów. Dotychczas większość operacji dokumentowych dokonywana była w centralnym archiwum zlokalizowanym w Chorzowie. Od dziś ArchiDoc daje do ich dyspozycji nowoczesny obiekt, znakomicie zlokalizowany i skomunikowany, ściśle współpracujący z ośrodkiem łódzkim i warszawskim. Wierzę, że dzięki nim nasza konkurencyjność znacznie wzrośnie – mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc.

Budynek centralnego archiwum dokumentów wybudowała firma Hillwood Polska w bliskiej współpracy z ArchiDoc. Dzięki temu obiekt już na etapie konstrukcji spełnia wyższe niż standardowe normy bezpieczeństwa, w tym bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Dodatkowo obiekt wyposażony jest w zaawansowane systemy antywłamaniowe.

Sposób przechowywania dokumentacji będzie odpowiadał najwyższym światowym standardom – podobnie jak ma to miejsce w pozostałych archiwach firmy. Podstawą jest nowoczesny, autorski system informatyczny, który pozwala natychmiast ustalić położenie danego dokumentu oraz dostarczyć klientowi jego skan w ciągu zaledwie kilku minut od otrzymania zgłoszenia.

W tej chwili centrum ArchiDoc w Sokołowie jest na etapie rozruchu. Trwa rekrutacja pracowników. Pełną gotowość operacyjną powinien uzyskać w ciągu kilkudziesięciu dni. Natomiast w centrum operacyjnym w Łodzi jest prowadzony projekt pilotażowy.